Reglas para el buen uso de tu correo electrónico

Reglas para el buen uso de tu correo electrónico

Correo Electrónico – Correos Corporativos

Sabías que en el mundo del internet existen normas/reglas de comportamiento conocidas como Netiquetas, no son más que una adaptación de las reglas de etiqueta del mundo real al virtual, para lograr mayor seguridad y humanidad en el contacto electrónico a través de correos, blogs, foros y redes sociales.

En lo relacionado al correo electrónico y correos corporativos hay puntos específicos dentro de estas normas, que todos debemos saber y estar pendientes de aplicar, para lograr una comunicación profesional, segura y respetuosa a través de ese medio.

Algunos puntos:

  1. Asegúrate de que tu asunto vaya “al grano”, es decir, que esté real y directamente relacionado con el contenido del correo.
  2. Uso de «Para» y «CC»: Las personas que pongas en el campo de «Para» son las personas que esperas que lean y respondan a tu mensaje; las personas que pongas en «CC» son las que sólo necesitan conocer la información y no se espera que necesariamente respondan al mensaje.
  3. Recuerda la cortesía: Saluda al iniciar y al despedirte; verifica el título de la persona a quien te diriges; Responde al menos con un acuse de recibido (es importante para las personas saber que recibiste la información).
  4. Incluye una firma que contenga al menos tu nombre y algún dato de contacto.
  5. No escribas en mayúsculas. Escribir en mayúsculas en Internet equivale a gritar. Contrario a lo que se piensa, escribir en mayúscula no implica resaltar una frase, si deseas resaltar algo, puedes utilizar las comillas, los asteriscos, subrayados o guiones para enfatizar.
  6. Se discreto con el uso de formatos, a esto nos referimos que debes considerar que tu correo sea legible y adecuado para quien lo está leyendo, sin colores, fondos, tipos o tamaños de letra que dificulten la lectura u ofendan la sensibilidad.

Además, debes considerar:

  1. No utilices emoticones para la comunicación formal.
  2. Revisa la ortografía, gramática y redacción: De ser necesario usa correctores ortográficos, muchas veces una coma, punto y aparte, puntos suspensivos, comillas, acentos o signos, pueden hacer una gran diferencia en la forma que interpreta el mensaje el destinatario.
  3. Evita las respuestas automáticas, dejándola solo para los casos excepcionales, por ejemplo, periodos de vacaciones en que no tendrás acceso a responder correos fluidamente.
  4. Cuando respondas a un mensaje, incluye parte del mensaje original para situar el contexto. De otra manera, tu(s) interlocutor(es) podría(n) no saber de qué estás hablando o a qué estas contestando, especialmente si reciben mucho correo.
  5. No respondas ni reenvíes correo no deseado o cadenas: Esto tiene también que ver con la seguridad de la información, además de evitar que a otras personas les llegue información que no necesitan.
  6. Evita el uso de archivos adjuntos, a solo cuando es necesario, haciendo referencia en el cuerpo del mensaje, así te aseguras de que sea abierto y no confundido con virus. También verifica el tamaño de los archivos, normalmente existen límites tanto para el envío o recibido de archivos adjuntos.

Para dudas, contáctanos, estamos a la orden para asesorarte en la creación y buen uso de tu correo electrónico:

info@diganweb.com   ***  Telf: (505) 8852-6003

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